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La Charente-Maritime, 3e Département à être labellisé CNIL
Le Département de la Charente-Maritime a obtenu la labellisation CNIL en mai dernier. Ce label acte la reconnaissance de toutes les démarches et procédures mises en œuvre au sein de la collectivité dans le cadre de la protection des données.
Seuls 3 Départements en France ont pour le moment ce label : Les Alpes-Maritimes, l’Isère et donc la Charente-Maritime.
La nouvelle réglementation, entrée en vigueur le 25 mai dernier (RGPD) renforce les obligations du Département à l’égard des usagers et le rend encore plus attentif aux traitements de ces données personnelles.
Les engagements pris :
ne collecter que les données strictement nécessaires
Le Département de la Charente-Maritime est responsable de tous les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre au sein de ses services. Il collecte via des formulaires en ligne, des dossiers administratifs ou des échanges avec les agents départementaux, les données strictement nécessaires à la réalisation des missions attendues. Tous les formulaires, dossiers papiers ou numériques ont été conçus pour recueillir uniquement les informations nécessaires à la gestion des dossiers. Ils sont revus régulièrement afin de coller aux dernières exigences réglementaires en la matière et répondre au mieux à l’attente des usagers. Lorsque le recueil de données est facultatif, une mention spécifique le précise en indiquant les conséquences de leur non fourniture.
le traitement des données :
Tous les traitements de données personnelles mis en œuvre par le Département de la Charente-Maritime sont réalisés dans le strict respect des obligations légales en vigueur. Toute collecte de données répond à une finalité précise qui est clairement expliquée (formulaire, consentement, courrier spécifique ...). Ainsi que le cadre légal qui s’y rattache le cas échéant. Pour certains traitements, le consentement explicite
de l’usager est nécessaire. Une mention dédiée à cet effet est alors présente sur le support (papier ou numérique). L’usager peut retirer son consentement à tout moment sans que cela n’impacte ses relations avec la collectivité.
la conservation des données :
Lorsque les données personnelles ne sont plus nécessaires pour la réalisation des services attendus, seules sont conservées les informations soumises à une obligation d’archivage légal ou celles pour lesquelles un consentement a été fourni pour les conserver. Les autres sont supprimées selon un procédé sécurisé.
Ces durées sont précisées dans les mentions légales des formulaires ou des dossiers papiers ou numériques et font l’objet de contrôles réguliers par les services internes du Département.
la sécurité des données :
Les données collectées à caractère personnel peuvent être saisies et traitées dans des systèmes informatiques placés sous la responsabilité du Département. L’ensemble des moyens techniques est mis en œuvre pour appliquer les principes de sécurité en vigueur. Seuls les agents départementaux habilités peuvent avoir
accès à ces données dans le cadre des services attendus.
Ils sont soumis aux obligations de confidentialité imposés à tout agent de la fonction publique territoriale.
La sécurité des documents papiers confiés est également assurée. Les agents départementaux ont des consignes de protection des documents et œuvrent dans le respect de la politique départementale en vigueur.
la diffusion des données :
Les destinataires principaux de ces données sont les services départementaux habilités à traiter les demandes.
Toutefois des partenaires peuvent être destinataires d’une partie des données pour la réalisation des missions attendues. Les mentions légales d’information présentes sur les formulaires de collecte ou sur tout document le justifiant précisent la liste ou les catégories de destinataires impliqués dans le traitement de ces données.
Certaines données peuvent être remises à des tiers autorisés par la loi.
Enfin, tous les citoyens disposent d’un droit d’accès, de rectification ou de suppression, ainsi que d’un droit à la portabilité de ses données ou de limitation du traitement. Afin de faciliter l’exercice de ces droits, le Département de la Charente-Maritime a désigné un Délégué à la Protection des Données joignable à l’adresse suivante : dpd@charente-maritime.fr.
Tous les agents départementaux ont été sensibilisés aux bonnes pratiques de manipulation des données à caractère personnel. Le traitement de ces données s’effectue dans le plus grand respect de la vie privée des Charentais-Maritimes. Le Délégué à la Protection des Données désigné par la collectivité accompagne et conseille les agents dans leurs démarches quotidiennes afin de mettre en œuvre toutes les obligations légales en vigueur sur le sujet.
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