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Actualités 13 juillet 2018

Dématérialisez, partagez et archivez vos documents avec DUOTECH



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A l’heure où toute entreprise traque ses coûts et optimise ses processus, la dématérialisation est un moyen clé pour atteindre ces objectifs.

Que peut-on dématérialiser ?
Beaucoup de documents peuvent être dématérialisés aujourd’hui. Le plus populaire pour le moment est la facture. En effet, que l’on soit une grande entreprise ou un artisan, c’est un gain de temps et d’argent d’envoyer et de recevoir ses factures par mail ou via une plateforme de dématérialisation.
Nous trouvons également de plus en plus de sociétés qui dématérialisent les bulletins de paie. Le salarié peut consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique via un coffre-fort intégré. Ainsi le salarié dispose d’un emplacement unique pour conserver tous les bulletins émis par son employeur.
Et puis nous retrouvons également la gestion électronique des documents (la GED). Ce système permet une meilleure gestion des documents au sein d’une entreprise. Par l’intermédiaire d’une application, chaque document numérisé ira se loger dans un dossier spécifique.

Pourquoi la dématérialisation ?
Toute entreprise qui investit et qui s’investit dans la dématérialisation a pour but de gagner du temps dans la gestion des documents et aussi d’y gagner d’un point de vue financier en limitant les coûts d’impression et d’envoi papier.

Et la sécurité dans tout cela ?
Il est vrai que la dématérialisation peut faire peur aux entreprises. Comment être sûr que nos documents ne vont pas s’envoler dans la nature ?
Toutes les solutions proposées par Duotech sont sécurisées.
En effet, nos solutions passent par une plateforme de dématérialisation. Cela permet un contrôle sécurisé.
Pour nous, en interne, la mise en place de la dématérialisation a nécessité de répertorier les informations précises sur nos contacts clients. Pour chacun de nos clients, nous avons recueilli le nom de la personne qui était habilitée à recevoir les factures, ou à signer les contrats, etc… un profil est créé ensuite sur notre plateforme et seule la personne habilitée à recevoir les factures par exemple, peut avoir accès à ce document. Nous avons également la possibilité de mettre une sécurité par mot de passe ; le client reçoit un mail l’informant qu’un document est disponible sur la plateforme et à la connexion il reçoit un mot de passe sur son téléphone qui permet le téléchargement du document.
De même pour les bulletins de paie, seul l’employé à accès à son dossier dématérialisé sur lequel il retrouve l’ensemble de ses documents (bulletin de paie, contrat de travail, avenant, etc…)

Ce que propose DUOTECH à travers son offre DUO-DIGITALE ?

DUO-DIGITALE reprend l’ensemble de nos solutions de dématérialisation. Par l’intermédiaire de nos partenaires nous proposons des solutions fiables et reconnues. Que ce soit DPII ou E-FAKTO, ses deux solutions sont sécurisées et intuitives pour la gestion de vos factures dématérialisées aussi bien entrantes que sortantes. Pour le RH, vous retrouvez des solutions telles que PAGGA de l’éditeur LUCCA, pour la gestion des bulletins de paie dématérialisés.

Toutes les informations : www.duotech.fr

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